第200章(第2页)
贺年卡和私人邮件,各自分开的整理法。
贺年卡和日常邮件不同的地方是不需要在一天之内整理完,所以,首先以内容的第一个字按英文26字母的顺序做整理,然后在最后几天,再做归纳,并完全按英文26个字母顺序来整理。
此时,所收到的贺卡应将寄件人的姓名登记在管理用的目录上,并在姓名旁注明收件日期,若看目录上,尚有未寄出的贺卡,则配合时机回寄。
在以后章节中,将谈到如何保存重要的贺卡,并转换成实用的&ldo;人才录&rdo;资料。
首先,是将必要的资料抄在人才录后,如果原本抄在人才录的内容用不着时,就应舍弃。
但是,因为人才录上所写的并非是全部资料,所以应留下未抄的贺卡,以及自认为必要的贺卡。
这些贺卡应利用书橱来保存,并按26个字母顺序来整理。
每张贺年卡,按年度分别贴上标签来保存。
贺卡中有标示寄件人姓名的那一面,则按26个字母来排列。
如此保管待以后要活用时,就能迅速地找出某人的贺卡,在使用上极为方便。
11信息活用的重点(1)将节省下来的查阅时间,挪用在附加价值高的工作上。
(2)信息整理不要期望一开始就完整美观,而应留意方便使用及单纯化。
(3)手册有利于工作的完整性。
(4)资料应用固定的规格来复印,并且使用取放、转换都很容易的档案夹来做处理。
(5)复印的规则是一张纸只有一份资料,而卡式录音带、磁碟片则只收录相关主题。
(6)使用颜色区分可使整理一目了然,并能缩短查阅的时间。
管理者的信息活用术信息必须能加以活用。
以管理者的情况来说,如所收集来的信息,却不能有利于自己的工作,或是无法配合自己的目的,那原则上此信息对管理者而言是不具任何意义的。
由于职别各有不同,所以活用的目的也是各异的。
但要注意的是原本收集的资料,在未经整理的状态下,是无法直接对工作有利的,当然,能够直接利用的资料,就很方便了。
但在决定工作主题时,也有从近乎&ldo;零&rdo;的状态下,从头开始收集信息。
完全从&ldo;零&rdo;开始来收集信息,是不可能的,在刚开始的阶段中,仍应具有最基本的信息。
信息收集所应注意的是,平时应事先架起天线,去接收可能对自己商务有利的信息。
如此一来,在接触某项和原本工作并无太大关系的新工作时,起码有些基本资料可供参考。
以下所要谈的是有关管理者信息活用术。
假如管理者从事的是律师、会计师及演讲和执笔等工作,而这些范畴便成为管理者活用信息的标准,且按下述顺序来制作管理者的工作档案。
(1)信息档案夹,收集和主题相关的信息。
(2)考虑如何架构,并且分类。
(3)填补不足的信息,(第2项和第3项是同时进行)。
(4)若为演讲或执笔,便做成摘要,配合档案演讲或执笔的工作。
若为律师或会计师的工作,则以使用这些档案来着手工作。
1接受一项主题时该如何着手现举一个信息活用的实例。
数年前卡文先生曾以企业兼并为演讲的主题,以早上10点至下午5点为期一天的时间,来介绍自己的方法。
在此顺便说明一下,企业兼并是指某公司利用经营战略并吞了其他公司。
简单地说,就是企业本身的买卖。
若此企业对所有人都不产生魅力时,也不是以解体的方式,来卖出土地、商品、建筑物,而是视为一个有机体出售给某个企业。